第 1 步：初步評估

首先，組織必須確定選擇過程是由內(nèi)部人力資源資源執(zhí)行，還是組織從一開始就聘請顧問會更好。對于以前沒有經(jīng)歷過這個過程的較小的人力資源部門或人力資源專業(yè)人士來說，這可能有點(diǎn)讓人不知所措，并且需要大量的時間投入。因此，如果該部門有需要但沒有時間進(jìn)行數(shù)據(jù)收集和評估過程，那么聘請顧問協(xié)助此過程可能是一個明智的選擇。

第 2 步：評估組織需求

在開始為組織選擇 HRIS 系統(tǒng)的過程時，人力資源專業(yè)人員應(yīng)該超越人力資源部門的需求，并考慮組織的戰(zhàn)略計劃。處于積極增長期邊緣的組織將有不同的需求，而不是“正確調(diào)整規(guī)模”或濃縮運(yùn)營的組織?？紤]到這些戰(zhàn)略計劃將有助于確保所選系統(tǒng)在短期內(nèi)成為組織的正確選擇。

評估組織和部門需求將是公司特有的工作。一般來說，人力資源部門職責(zé)的規(guī)模和廣度會因組織而異。有些部門將負(fù)責(zé)工資單，有些則不會。有些會擁有一個功能齊全的招聘部門，配備專門的人員，有些則不會。因此，每個組織的最低系統(tǒng)要求會有所不同。但是，每個組織都需要一個可以收集、組織和安全維護(hù)員工數(shù)據(jù)的系統(tǒng)。此外，系統(tǒng)必須提供標(biāo)準(zhǔn)化報告，例如離職、解雇、新員工、EEO-1、VETS-4212 和其他合規(guī)相關(guān)報告。

此時，組織的具體要求將確定所需的功能（“需要”）與想要的功能（“想要”）。許多組織的需求將從集成工資單模塊或 HRIS 開始，該模塊將與當(dāng)前的工資單系統(tǒng)協(xié)同工作。由于福利管理日益復(fù)雜，許多組織都需要福利模塊。這些模塊允許組織注冊員工、跟蹤和處理福利注冊和參與，并生成所需的通知。福利模塊和 HR 模塊的配套模塊是員工自助服務(wù) (ESS) 模塊。ESS 允許員工在系統(tǒng)中查看和更新??他們的個人信息。

在需要和期望的功能之間做出選擇時，組織必須考慮系統(tǒng)可以改進(jìn)當(dāng)前程序的方式，例如新員工處理和內(nèi)部調(diào)動。組織從模塊中看到的價值越大，就越有可能將其視為需要而不是想要。

組織可能希望將其作為 HRIS 軟件包的一部分考慮的其他模塊是績效管理模塊、培訓(xùn)和發(fā)展模塊、組織結(jié)構(gòu)圖模塊、職位控制功能、考勤模塊、計時模塊、招聘和申請人跟蹤模塊以及電子表格.

第 3 步：評估項目參數(shù)

一旦組織完全制定了最低要求列表和其他所需功能列表，下一步就是確定項目的參數(shù)。

預(yù)算限制

組織必須確定項目的預(yù)算限制。人力資源系統(tǒng)可以在不同的價格點(diǎn)使用，以適應(yīng)不同規(guī)模組織的預(yù)算限制。

技術(shù)限制

還必須考慮組織的技術(shù)限制。人力資源部門應(yīng)與 IT 部門協(xié)商，以獲取與組織的技術(shù)限制相關(guān)的必要信息。組織是否有必要的服務(wù)器空間和基礎(chǔ)設(shè)施來處理購買的軟件產(chǎn)品？組織是否有 IT 支持人員來滿足將駐留在組織服務(wù)器上的產(chǎn)品的需求？如果沒有，組織是否應(yīng)該考慮使用托管在供應(yīng)商服務(wù)器上并且公司可以遠(yuǎn)程訪問的產(chǎn)品？擁有遠(yuǎn)程托管系統(tǒng)（稱為應(yīng)用程序服務(wù)提供商 (ASP)）的優(yōu)勢在于，組織通常不需要內(nèi)部 IT 支持，也不會產(chǎn)生額外的服務(wù)器成本，并且 ASP 通常具有較低的前期成本。從長遠(yuǎn)來看，擁有 ASP 的缺點(diǎn)可能是更高的成本，因為這些系統(tǒng)根據(jù)員工數(shù)量收費(fèi)。購買駐留在內(nèi)部服務(wù)器上的系統(tǒng)通常會導(dǎo)致更高的初始投資，但隨著時間的推移可能會變得更具成本效益。

時間限制

組織應(yīng)評估任何特定的項目時間限制。人力資源日歷上的其他項目或年度活動（例如公開招生和績效評估）可能會限制人力資源員工在實(shí)施過程中的工作時間。同樣，繁忙的 IT 日歷可能會限制對實(shí)施過程的關(guān)鍵支持人員的訪問。因此，必須確保有足夠的提前期來完成征求建議書 (RFP)、技術(shù)選擇和審查以及實(shí)施流程。

第 4 步：根據(jù)需求和項目參數(shù)評估可用包

一旦 HR 確定了需求和項目參數(shù)的主列表，它應(yīng)該開發(fā)一個初步的電子表格評級矩陣來衡量可用產(chǎn)品的供應(yīng)和限制。接下來，HR 應(yīng)該獲取各種可用產(chǎn)品的規(guī)格和定價信息，并將它們與它創(chuàng)建的與定價和最低要求相關(guān)的參數(shù)進(jìn)行比較。大部分信息可以通過互聯(lián)網(wǎng)搜索獲得。但是，具體的定價信息可能需要直接聯(lián)系銷售和服務(wù)多種產(chǎn)品的供應(yīng)商或顧問。

具體的需求和要求可以在電子表格的左側(cè)列出，要評估的供應(yīng)商和產(chǎn)品可以添加到頂部。要求和測量的示例列表可能如下所示：

• 與工資系統(tǒng)集成（或組合人力資源/工資包）。

• 績效管理。

• 計時和考勤跟蹤。

• 報告功能，標(biāo)準(zhǔn)和自定義。

• 申請人跟蹤。

• 工作和薪酬歷史。

• 福利管理。

• 員工自助服務(wù)。

• 電子表格處理。

• 培訓(xùn)管理。

• 與總賬的集成/接口。

• 培訓(xùn)要求。

• 年度支持。

• 實(shí)施時間表。

• 硬件要求。

• 每月費(fèi)用。

• 總成本。

• 投資回報率 (ROI)。

在這些需求領(lǐng)域的每一個中，可能存在多個更具體的需求。例如，根據(jù)培訓(xùn)管理要求，雇主可以包括用于跟蹤所需和完成的培訓(xùn)、記錄教育成就、記錄外部培訓(xùn)和認(rèn)證、安排內(nèi)部培訓(xùn)課程以及跟蹤符合報銷條件的教育課程的功能。

在初步消除了不符合組織需求的軟件包和提供者之后，是時候?qū)κＳ嗟倪x項采取更嚴(yán)格的看法了。盡管有幾個包可以提供計時選項，但每個包都可能具有更適合組織及其能力的限制或效率。例如，擁有一個在線計時系統(tǒng)對于大量參與旅行的員工或擁有大量遠(yuǎn)程辦公的員工來說可能更有價值。基于時鐘的系統(tǒng)在所有員工都通過特定的進(jìn)出門戶并且所有工作都在現(xiàn)場執(zhí)行的制造環(huán)境中可能更有效。將系統(tǒng)可用性與組織的需求相匹配將有助于確保更好的投資價值。

第 5 步：選擇項目委員會

完成初始和二次評估過程后，應(yīng)為 HR 留下三到七個與組織需求相匹配的包。在這個過程中，人力資源部門應(yīng)該組織一個項目委員會來查看超出人力資源部門范圍的項目。關(guān)鍵利益相關(guān)者可能因組織而異，但考慮和評估委員會至少應(yīng)包括以下部門的成員：

• 它。

• 工資/財務(wù)/會計。

• 人力資源部。

• 賠償。

• 績效管理。

• 訓(xùn)練。

• 招聘。

• 操作。

運(yùn)營團(tuán)隊成員可能會就使用這些工具的價值和挑戰(zhàn)提供重要的日常觀點(diǎn)，并可能會發(fā)現(xiàn)在實(shí)施時可能成為問題的擔(dān)憂。此外，幫助運(yùn)營代表了解軟件中關(guān)鍵報告和跟蹤機(jī)制的價值以及對生產(chǎn)力的潛在影響也可能在實(shí)施時帶來好處。IT 小組可能希望讓來自 IT 安全、網(wǎng)絡(luò)、組織網(wǎng)站和硬件等領(lǐng)域的多位代表參與來審查項目。

第 6 步：征求建議書 (RFP)

從四到七個軟件包和供應(yīng)商的列表中，組織將希望提供詳細(xì)的 RFP 以尋求業(yè)務(wù)投標(biāo)。 

供應(yīng)商應(yīng)滿足 HR 制定的最低要求，并應(yīng)愿意將價格點(diǎn)保持 90 至 180 天。RFP 應(yīng)包括有關(guān)組織的信息以及項目規(guī)范，例如最低要求、預(yù)算限制以及目標(biāo)選擇和實(shí)施時間表。組織應(yīng)向不少于四個供應(yīng)商提供 RFP，因為某些供應(yīng)商可能無法滿足某個方面的特定需求。

第 7 步：演示和評估

收到 RFP 回復(fù)后，HR 應(yīng)選擇三到四個供應(yīng)商到現(xiàn)場演示。系統(tǒng)的復(fù)雜性和最低要求列表將影響 HR 應(yīng)為演示安排的時間長度。項目委員會的每個成員都應(yīng)該能夠參加演示并提出相關(guān)問題。HR 可以使用最低要求列表來創(chuàng)建演示清單，以確保每個項目都得到充分解決。記分卡還可能包括原始組織需求評估列表中的部分或全部所需項目，這些項目可能在評估過程中充當(dāng)“決勝局”項目。軟件記分卡的其他人力資源項目將是對系統(tǒng)導(dǎo)航、幫助功能、

委員會成員應(yīng)利用這個機(jī)會提出問題并充分探索軟件中可能存在潛在挑戰(zhàn)或困難的任何方面。他們可能還想探索從頭到尾在系統(tǒng)中記錄新員工的過程，以獲得人力資源和工資單的觀點(diǎn)。從 IT 角度來看，其他項目可能包括硬件要求、安全協(xié)議、遠(yuǎn)程訪問功能和要求。運(yùn)營團(tuán)隊成員可能希望包含將在日?；A(chǔ)上使用的員工/經(jīng)理可訪問屏幕的演示。

最后，委員會成員應(yīng)考慮和評估在 RFP 和演示過程中提供的服務(wù)。盡管在此過程中的周到服務(wù)可能并不總是表明購買后的優(yōu)質(zhì)服務(wù)，但在 RFP 和演示過程中未能做出響應(yīng)應(yīng)該會引起一定程度的關(guān)注，并會影響對軟件的整體評估。

演示后不久，最好是當(dāng)天或接下來的兩到三天內(nèi)，人力資源部應(yīng)與評估委員會召開一次匯報會。在這次匯報中，委員會成員將在他們的記分卡上分享結(jié)果，并提出任何問題。團(tuán)隊成員還將討論軟件如何滿足或超過組織的要求。對每個軟件包演示重復(fù)此評估和匯報過程。

第 8 步：在決賽選手之間進(jìn)行選擇

一旦 HR 將一攬子名單減少到兩個或三個最終候選人，HR 應(yīng)該盡可能進(jìn)行參考調(diào)查和現(xiàn)場訪問。入圍供應(yīng)商應(yīng)該能夠提供正在使用組織正在評估的產(chǎn)品的當(dāng)前客戶的列表。如果可能，一些委員會成員可能希望訪問客戶推薦人以查看正在使用的軟件并提出盡可能多的問題，特別關(guān)注在匯報過程中提出的那些問題和疑慮。

在參考調(diào)查和實(shí)地考察之后，人力資源部應(yīng)最后一次召集遴選委員會，結(jié)合原始記分卡結(jié)果審查參考調(diào)查和實(shí)地考察的結(jié)果。在這次會議期間，最終的供應(yīng)商候選人應(yīng)該相互衡量，團(tuán)隊?wèi)?yīng)該能夠在這一點(diǎn)上做出選擇決定。做出決定后，人力資源部可以向組織的高級管理人員提出適當(dāng)?shù)慕ㄗh，并附上一份概述購買理由和軟件增值的演示文稿。

在與服務(wù)提供商談判時，組織應(yīng)簽訂服務(wù)合同，提供持續(xù)維護(hù)、更新以滿足不斷變化的合規(guī)性需求和軟件更新，以確保與其他軟件包的兼容性（例如，Windows 更新、工資系統(tǒng)更新、會計系統(tǒng)更新）。既然 HR 已經(jīng)完成了 HRIS 系統(tǒng)選擇的艱巨過程，HR 經(jīng)理的工作才剛剛開始，他們正在為軟件的實(shí)施做準(zhǔn)備。

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